Aprende los 10 consejos clave para la planificación y gestión de tu negocio desde el móvil y no fracasar en el intento.
¿Alguna vez has sentido la necesidad de liderar equipos de trabajo fuera de la oficina? Gestionar proyectos en la era digital no es una tarea sencilla. Sin embargo, tu smartphone es un aliado perfecto para que administres los flujos de trabajo y te organices mejor. Ahora vas a conocer los 10 tips perfectos para afrontar los desafíos de sacar adelante la idea que te ronda la cabeza.
Tu trabajo cada vez es más complejo y a veces crees que el día no te da para más. Sabes que necesitas adaptar tu forma de gestionar las actividades y proyectos de forma digital. Y tu salvavidas no es otro que el teléfono móvil. Aquí tienes estos 10 tips para tener éxito en la gestión de tu proyecto con tu smartphone.
1. Elige tu modelo de planificación
- Modelo en cascada: Este método de gestión de proyectos divide las diferentes etapas del proyecto en fases secuenciales. Así, el equipo solo puede pasar a la siguiente fase cuando se haya completado la anterior. Es común utilizarlo en proyectos de ingeniería de software y TI.
- Modelo V: Está inspirado en el anterior modelo. Representa los pasos en todo el ciclo de vida de un proyecto y es utilizado para ejecutar y probar todas las fases de un proyecto. Se usa principalmente en sectores militares, públicos, de desarrollo y de investigación.
- Modelo iterativo: También deriva del modelo en cascada. Este método planifica el proyecto en varios bloques temporales denominados iteraciones. Se utiliza en proyectos de marketing, ingeniería o ventas.
2. Crea un documento de gestión de calidad
Para llevar a cabo un proyecto, tienes que planificar muy bien cómo hacerlo. Antes de comenzar, lo mejor es elaborar un documento para definir hasta dónde quieres llegar con él; es decir, su alcance. Dedicar tiempo a planificar sirve para:
- Prevenir errores
- Definir responsabilidades
- Mejorar continuamente
3. Trabaja en la nube
¿Tienes miedo a perder todos los documentos? ¿Te faltan megabytes para guardar los archivos? Puedes arreglarlo de forma sencilla. Trabajar en la nube te ofrece ciertas ventajas que puedes aprovechar:
- Gran capacidad de almacenamiento.
- Función multidispositivo.
- Uso de herramientas online y colaborativas.
4. Usa una buena herramienta de comunicación
A la hora de agilizar los procesos es importante contar con un buen instrumento de conexión. Slack es una aplicación de mensajería similar al Whatsapp, pero pensada especialmente para empresas. Esta herramienta te permite ganar en rapidez, comunicación y organización. ¿Qué más te ofrece?
- Mensajes y videollamadas
- Definir horarios
- Canales temáticos
- Compartir archivos de trabajo
5. Utiliza un software de gestión
La revolución tecnológica requiere de una actualización constante en las nuevas tendencias. Y, a la hora de gestionar tu negocio, también. Utilizar un software de gestión puede hacerte la vida más sencilla. Estas herramientas permiten administrar el proyecto y al cliente al mismo tiempo, conectar a tus equipos de trabajo y gestionar la contabilidad y el flujo económico, entre otras. Y todo desde una misma plataforma.
6. Identifica a tu público
Stakeholders: Personas que forman parte o tienen interés por el proyecto: empleados, proveedores, propietarios, gerentes, gobiernos, sociedades, etc. Para desarrollar tu proyecto, debes de tener en cuenta a todos estos grupos. Ellos te van a moldear tu proyecto con opiniones negativas, positivas o neutrales.
7. No hagas multitarea
Concéntrate en hacer una cosa bien y no tres regular. Realizar múltiples actividades y tareas a la vez te puede llevar a la ansiedad, a no tener un mínimo de calidad en el trabajo y a la falta de concentración. Además, al tener que prestar atención a múltiples tareas, la probabilidad de que tengas errores en los trabajos aumenta.
8. Establece una metodología ágil
¿Quieres que tu trabajo sea eficiente? ¿Por qué no apuestas por una metodología ágil? Si utilizas esta metodología es posible que mejore el flujo de trabajo en todos los equipos:
- Define calendarios
- Crea etiquetas
- Haz listas
- Asigna las tareas con un clasificador
9. Reuniones: menos es más
Cuanto más cortos y directos sean los encuentros con el equipo de trabajo mejor. Un proyecto requiere de reuniones largas en algunos momentos, pero si esto se convierte en norma es que estás haciendo algo de forma poco eficiente.
El móvil te brinda la posibilidad de tener reuniones de muchas maneras. No hace falta que sean presenciales: haz una llamada o una videollamada y fija una hora de inicio y una hora de fin. Al final, te darás cuenta de que muchas veces te vas por las ramas a la hora de hablar de un tema.
10. Descansa
A veces no nos damos cuenta de que necesitamos un descanso. Tu productividad aumenta a medida que otorgamos un momento de respiro a nuestro cuerpo y nuestra mente. Si quieres hacerlo de forma eficiente, quizás te venga bien utilizar alguna de las técnicas de gestión de tareas más conocidas como el método Pomodoro.
Encontrarás apps que combinan el temporizador con otros métodos de gestión del tiempo y del trabajo. Sin embargo, una buena técnica para descansar es desactivar las notificaciones del móvil durante cortos períodos de tiempo. ¡Desconecta de vez en cuando!
¿Te has quedado con ganas de conocer más? En Conecta Empleo tienes el curso que necesitas hecho a tu medida. En este curso vas a empezar a cambiar algunos de tus hábitos de trabajo para gestionar tu día a día de una forma mucho más inteligente. ¡No te ancles en el pasado y avanza en tu carrera!
